|
MEPS
i historisk perspektiv
Alle produkter og konsepter kan forklares ut fra et historisk
perspektiv:
Hva var utfordringen, hva var grunnlaget, hvem kom med løsningen og
hvordan?
Den svenske økonomen Karl Myrsten stilte i sin doktorgradavhandling
(1984) spørsmålet:
'Hvordan skapes lønnsomt samarbeid i reparasjonsbransjen'*
MEPS er
på mange måter både svaret og resultatet.
Myrsten hadde siden 1974 jobbet med flere prosjekter for
bransjeorganisasjoner i skandinaviske land.
På grunnlag av disse mangeårige forskninger
utviklet han en modell for beskrivelse av arbeidsoperasjoner i håndverksbransjer.
Dette foregikk bransje for bransje frem til 1985.
Reparasjonsbransjene stå ferdig komplett i 1986. Modellen var da
allerede kjent i flere land, under navnet 'Svenska Normtidsverket'.
Tyngdepunktet for arbeidet hadde forflyttet seg flere ganger mellom
Sverige, Norge, og Danmark, gjennom samarbeid med byggforsk-institusjoner
og forskningsoppdrag.
Resultatet var et omfattende kodeverk som
beskriver arbeidsoperasjoner i detaljert form, på grunnlag av
inngående tidstakinger og studier. Med kodeverket kunne
beskrives/estimeres kostnader og tidsforbruk for reparasjonsarbeider
meget nøyaktig.
En del nye begrep ble
etablert, - mWu (manual Work unit - arbeidstid/arbeidsmengde), tWu (transport Work unit
- materialtransport),
pTu (person Transport unit - kjøring) og annet. Disse begrepene gir mulighet til
systematisk kategorisering av arbeidsprosesser og kostnadspunkter, ved å
bryte ned et reparasjonsoppdrag i sine grunnleggende faktorer.
 Hvorfor nye begrep?
For å kunne utvikle en pålitelig beregningsmodell, som skulle oppfylle både
faglige og markedsmessige krav, viste det seg fort at enkel
kalkulatorregning ikke holdt. Et eksempel:
Det er innlysende at f.eks. å
flislegge gulvet på en WC på 1,5 kvm, vil generere i praksis en helt
annen kvadratmeterpris sammenlignet med å flislegge hele huset på 180 kvm. For å
komme til pålitelige beregningsprognoser var det derfor nødvendig med omfattende
tidstakinger og kostnadsundersøkelser i et vidt spekter av ulike
flater/arbeidsmengder.
Resultatet er en typisk kurve for den respektive
arbeidsprosessen ved ulike flatestørrelser. Kurven viser høyt tidsforbruk
og kostnad per kvm for de minste flater, og kostnadene avtar når flatene øker i
utmåling. Kurven avtar imidlertid kun inntill et visst antall kvm
(idealflate), så kan den evt. stige igjen. Dette fordi andre faktorer som
transport og kostnader for logistikk og organisasjon gjør seg gjeldende ved større
volum. Ved enda større antall kvm vil kurven flate ut etter hvert til en
konstant horisontal verdi. Basisverdiene for denne kurven er kalt EPS (Empirically
Positioned Standard) - erfaringsmessig fastsatt standard for et
reparasjonsforløp. mWu er altså en tidsenhet knyttet til en
bestemt arbeidsoperasjon. Det samme gjelder for tWu (transport) og
pTu (kjøring).
Det er viktig å forstå at alle beregninger i MEPS følger
EPS-formatet, og er på ingen måte banale multiplikasjoner av f.eks. en
fast kostnad pr. kvm. Kurvene er selvfølgelig vidt forskjellige for
ulike arbeider i ulike bransjer. I tillegg er f.eks. mWu-verdiene i
dagens MEPS
koblet til øvrige faktorer, som materialer, tWu, pTu, mm, som igjen er
variable EPS-størrelser. Det er innlysende at man fort havner i
regneoperasjoner som blir nærmest uoverskuelige, dersom disse skulle
utføres manuelt.
MEPS beviser imidlertid daglig at denne modellen er den eneste som gir
håndverksbedriftene reelle beregninger som står sin prøve i praksis. Data
er jo nettopp basert på håndverkets egne erfaringsgrunnlag. At
MEPS i tillegg er den raskeste metode for å beregne en reparasjon,
forklarer at systemet får mer og mer status som en standard i
reparasjonsbransjen.
Data-alderen
I prosjekttiden ble EPS-data forvaltet på kodelister og hullkort. Med Åke Jonssons
aktive deltakelse i prosjektet fra 1988 fikk Svenska Normtidsverket form som en
PC-applikasjon som vi kjenner den i dag. Med moderne baseteknologi fikk man
så fart på utvikling av et handy verktøy for praktikerne under navnet
MEPS Markedssystem.
Systemet, som til da var et voluminøst instrument i hovedkontorene
for bransjeorganisasjonene, ble nå tatt i bruk  ute hos
håndverkeren, takstmannen, og andre brukere. MEPS Markedssystem fikk en flying start med hundretalls av
brukersteder i Sverige.
Under mange nye versjonstrinn ble flerfunksjonaliteten videreutviklet for
komplett beregning og oppfølging av en reparasjon, med en brukervennlig
overflate. I dag er MEPS like
mye en administrasjons- og kommunikasjonsstandard for alle berørte
bransjer.
I tillegg finnes i dag flere varianter for å kjøre
MEPS på sentrale servere med oppkoblingsmuligheter for mobile enheter.
MEPS Norway as ble eget selskap i 2002, og MEPS-systemet benyttes i dag
i Finnland, Norge, Sverige og Danmark. Flere land er nå aktuelle også.
(Bildet til høyre: Den første bærbare PC med
MEPS fra 1980 årene)
Prinsippene for et lønnsomt marked
En av Myrstens konklusjoner under forskningen var at fremtidig lønnsomhet i bransjen vil i første rekke være
et resultat av å avkorte og eliminere ulønnsomme prosesser - både internt hos markedsaktørene, og i samarbeidsrutinene mellom
bransjer og oppdragsgivere.
Myrsten pekte i sin forskning ut den latente konflikten mellom
reparasjonsbransjens selvsagte mål å drive lønnsomt, og bestillerens
krav om en størst
mulig grad av 'beregnelighet' for sine generelle kalkyler. Med andre
ord: Håndverkeren er nødt til å tjene penger, og bestilleren er nødt
til å kunne forsvare prisen han har betalt, dersom det blir en
kontroll. Så det ender opp med spørsmålet om hva som er riktig pris.
Selv i dag går man ofte ut ifra antakelsen at riktig pris er den som er
gitt i det laveste av flere anbud. I MEPS-systemet er dette ikke en
logisk konklusjon. Bestilleren vil i de fleste tilfeller ikke være i
stand til å vurdere om de mottatte anbud er 100% sammenlignbare, eller
om de er basert på akkurat samme grunnlag, og at de dekker alt arbeidet
som vil vise seg som nødvendig til slutt. Så spørsmålet blir da enda
verre: Finnes det i det hele tatt en pris som er 'riktig'? Mange har vel
erfart at det laveste anbud kan bli det dyreste til slutt. I dette
tilfellet blir både seriøse aktører (de som ikke fikk tilslag) og
bestilleren skadelidende.
Videre konkluderte Myrsten med at det nettopp er denne usikkerheten rund 'riktig' eller 'beste pris' som koster bransjen betydelige
ressurser for
innhenting og produksjon av anbud. Ved 3 anbud blir det
tapt tid for 2 aktører. At dette ikke kan fremme lønnsomhet sier seg
selv. I handelsnæringen er dette gangbart, men en håndverksbedrift
driver kun lønnsomt ute i felten, og ikke ved skrivebordet og gratis
befaringer. Dette reiser
selvfølgelig spørsmålet om det finnes en bedre mekanisme som ivaretar fri konkurranse i
markedet, men som er mindre ressurskrevende.
Det er jo innlysende at eliminering av anbudsprosedyren hadde styrket
håndverksbedriftenes lønnsomhet umiddelbart. Denne tanken leder
imidlertid over i et nytt dilemma, nemlig på hvilket grunnlag et market
alternativt kan baseres på, med tanke på bedre effektivitet og
beregningsgrunnlag.
For å gjøre det kort: Noen ganger gjør selv økonomer noe genialt, og
det gjorde Myrsten ved å presentere en helt ny markedsmodell som ble
først mulig gjennom EPS-formatet og 'avtalen' (neste avsats).
Avtale i MEPS
Navnet 'MEPS' setter seg sammen av 'EPS' med 'M' foran. 'M' står
for 'Managed by'.
I MEPS ligger altså EPS-kodeverket i bunn som referanseverdi for alle
beregningsfunksjoner i systemet.
Vi hadde allerede belyst problematikken knyttet til sammenlignbarhet av
anbud, og stilte spørsmål om det kunne finnes andre måter for
aktørene, for å gi oppdrag til hverandre under mer rasjonelle forhold.
Svaret er MEPS-systemets avtale: Managed by Empirically
Positioned Standard. Med EPS-data som grunnlag blir oppsett av
reparasjonsoppdrag sammenlignbare - ved å sjekke om arbeidsdefinisjoner
er identiske og at de er dekkende for oppdraget. Resten av kalkylen kobles til
gjennom tilbyderens avtaleverdier (det som er satsene i avtalen). I
praksis betyr dette at man aksepterer erfaringsverdiene (EPS) som
grunnlag, og inngår en avtale på generell basis:
x antall kroner i timebetaling
x antall kroner pr km kjøring
x antall kroner for transport pr km
x % materialpåslag mm
Systemet ganger nå dette med EPS verdiene for oppdraget, og vips, så
er anbudet automatisert. Avtalefunksjonen i MEPS tilbyr
dermed en pålitelig og praktikabel
måte for samarbeid på en rasjonell og markedstilpasset måte.
Dermed er det skapt et prinsipielt grunnlag for samarbeid, som er
kontrollerbart både for bestilleren og utførende, og kan derfor 'aksepteres'
av partene. Aktørenes 'akseptants' av
samarbeidsmekanismene er jo nettopp betingelsen for at et marked kan
fungere, for ikke å nevne at et marked skal fungere overfor kunden også,
fordi det er selvsagt alltid en som skal betale for jobben til slutt, og
det er vanligvis den aktøren som kalles 'kunden' - i MEPS 'bestilleren'.
Man kan anse det
som ubehagelig, men det kan forekomme at kunden stiller spørsmål. I
noen tilfeller kan det til og med være Riksrevisjonen som stiller de. MEPS tilbyr i slike tilfeller en 'trygg' statistisk
basisreferanse. 'Riktig' pris
finnes kanskje ikke, men MEPS leverer et estimat som er så 'riktig' som
det går an. Dersom et lignende oppdrag har kostet det samme i 100
tilfeller, blir det i det minste vanskelig å betvile riktigheten.
Dermed kan anbudsprosedyren droppes, og alle kan bruke ressursene mer
produktiv, og en MEPS-bruker har gjort sin første gevinst allerede.
Fordelen er også at selve oppdraget kan, dersom det er en enkel
reparasjon, produseres hos bestilleren eller utførende. F.eks. kan et
Forsikringsselskap be håndverkeren
å beskrive skaden/reparasjonen, eller kan selv produsere reparasjonsoppdraget på
grunnlag av skademeldingen, og sende denne til avtaleentreprenøren. Der vil
MEPS-oppdraget fremtre akkurat som om den hadde vært produsert der - siden et oppdrag gir akkurat samme estimat,
uansett om det settes opp av bestilleren eller utførende. Begge
benytter jo det samme avtaledokumentet. Dette styrker også samarbeidsforholdet, og
bestiller og utførende drar fordeler av hverandre ved å tilpasse rutiner etter den aktuelle situasjonen, uten
å miste kontroll. Dersom entreprenøren ser at det var uteglemt noe,
korrigeres oppdragdokumentet og sendes tilbake for registrering.
Selvfølgelig kan det være generelle avvik under et reparasjonsforløp - man vet jo aldri hva
som skjuler seg inne i en vegg eller under et gulvbelegg. Men med MEPS blir dette et avklart
risiko, fordi man vet nøyaktig hva reparasjonen avviker fra. Regel
for dette er i MEPS at alt, som oppstår uventet av partene, kommer
inn.
Avtalen i praksis
Det er viktig å forstå avtalefunksjonen i sitt arbeide med MEPS Markedssystem. Avtalen
kan benyttes aktiv eller passiv. En aktiv avtale er avtalt mellom 2
parter. I dette tilfellet er verdiene (satsene for timebetaling,
transport, materialpåslag mm) et forhandlet resultat man baserer
samarbeidet på. Slike avtaler er som regel volumavtaler, f.eks. med en
skadeforsikring eller som underentreprenør.
En passiv avtale er en avtale man selv setter opp som MEPS-bruker for sine
øvrige markeder, f.eks. sitt privatmarked. Her bestemmer man på
egenhånd sine generelle beregningssatser som gir dekning for
engangsjobber. I dette tilfellet opererer en bedrift på tradisjonelt
vis, ved å gi anbud på en jobb - det tar bare mye mindre tid å produsere anbud.
Anbudet ligger nemlig ferdig i systemet, når oppdraget er beskrevet. Man
velger kun avtalen som skal benyttes, og klikker skriv ut anbud.
Man kan ha så mange avtaler
i systemet som ønskelig, og det tar noen minutter å sette opp en avtale
i MEPS.
Et frittstående takstselskap kan i tilfelle utveksle avtaleverdier
med oppdragsgiveren på en enkel måte, slik at rapporten allerede er
ferdig estimert etter oppdragsgiverens egne reguleringer, eller de avtaler som
måtte eksistere med avtaleentreprenører. Dersom takstforetaket
benytter egne avtaler, erstatter forsikringsansvarlig disse bare med et
klikk. Også her får man uttelling gjennom MEPS-systemets fordeler ved rasjonell utveksling av datasett mellom
aktørene, og koblingsmulighetene til egne applikasjoner. En mer
rasjonell løsning er ikke mulig, fordi MEPS eliminerer alt dobbeltarbeidet.
Nå kan det selvfølgelig skje at en part oppdager at
inngått avtale er uholdbar.
Slikt kan skje med alle avtaler. Men i MEPS-systemet er det gode
muligheter for å spore hvor avtalen faller ufordelaktig ut for en part.
Dermed blir også reforhandlingsgrunnlaget styrket i MEPS-systemet,
siden begge parter har, etter en periode med samarbeid, felles
statistisk materiale som kan dokumentere 'skjevheter' som måtte finnes
i avtaleverdiene. Dermed har et 'MEPS-marked' også en bedre og mer
vital indre dynamikk for å regulere seg selv, etter rettferdige prinsipper.
Dette fordi alle data er tilgjenglige til begge parter, de er transparente og kontrollerbare,
og lett å håndtere.
I motsatt tilfelle, når en tilbyder oppdager at han
kan tilby sine tjenester til bedre betingelser enn de som praktiseres,
kan han presentere en avtale med bedre kondisjoner for bestilleren, for
å komme inn i markedet.
mWu
'Manual Work unit' er som nevnt en tidsmålt enhet for et spesielt arbeidstrinn
under en reparasjon. Et MEPS-oppdrag er spesifisert trinn for trinn, og
viser summen av mWu for hele reparasjonen i detail. Så hva er nå mWu i
sin konsekvens, og hvordan anvendes den?
Da alle reparasjonsarbeider ble målt med
tidstakinger, ble det kun valgt utførende håndverkere som gikk på
vanlig, gjennomsnittlig timebetaling. Dette var etter Myrstens
konklusjoner viktig for å komme til en nøytral størrelse. Myrsten
kalte dette 'umotivert arbeidsutførelse'. Også dette er viktig å
forstå i sin betydning. Estimatet som vises under en MEPS-kalkulasjon
er ikke sammenlignbart med tidsforbruket hos utførende som er
høymotiverte gjennom premier, akkordlønn, eller annet. Slike faktorer
ville i tilfellet være 'forfalskende' for en vitenskapelig beskrivelse.
Dessuten var det i 80-årene ikke samme effektivitetsfokussering som vi
lever med i dag. Vi kan kanskje presisere det slik: mWu i MEPS er 'Nullverdien'
på en skala, hvor selv det minste insitamentet, den minste
motivasjonen, og den minste overgjennomsnittlige, faglige dyktigheten
skal vise utslag. Ellers hadde MEPS vært det motsatte av det det utgir
seg for å være som markedssystem. Et marked fungerer jo kun dersom innsats
og dyktighet lønner seg. Og det var lønnsomhetstanken hele prosjektet
var basert på.
En oppegående bedrift i dag vil fort se at et oppdrag kan utføres
raskere av flinke og motiverte håndverkere, enn det MEPS viser i sine
mWu-tidsberegninger.
Dersom to parter er i en forhandlingssituasjon for
å sette opp en avtale, vil altså mWu være en størrelse som kan bli
et tema. Dette skal vi i MEPS Norway as ikke ha noen meninger om, det er
markedet som ordner dette - MEPS er kun  et
instrument som skal hjelpe markedsaktørene i håndteringen av sine egne
disposisjoner, men MEPS skal ikke være en innvirkende kraft under
fastsettelsen av timesatser i reparasjonsbransjen. I de fleste tilfeller
hvor vi har innsikt i faste volumavtaler, ser vi at man deler gevinsten,
som en dyktig bedrift kan oppnå i forhold til ren mWu, etter ulike
fordelingsnøkler som står i forhold til volumet totalt.
Konklusjon
Vi ser at MEPS er et meget oppegående alternativ for å operere i
reparasjonsmarkedet. Systemet tømmer potensialet for rasjonalisering
under samarbeid,
og gevinsten kommer bestilleren og utførende tilgode. Systemet styrker
samarbeidsstrukturer, belønner egen effektivitet, og åpner dermed for en sterkere markedsforankring,
uavhengig av aktørens størrelse og markedskraft.
MEPS Markedssystem har blitt benyttet i
Skandinavia i over 25 år og antallet brukere vokser nesten hver 3. dag.
Dette er historiesiden, og vi kan vel slå fast at det har vært en god
historie for en god idé. De som står bak MEPS har riktig nok ikke
blitt milliardærer som Bill Gates, men han har vel aldri stilt
spørsmålet om rettferdig lønnsomhet i et marked heller.
* ved Stockholm Universitets bedriftsøkonomiske
Institutt
(Utgitt som bok under tittel 'Lönsam samverkan - En studie
av utvecklingsprocesser inom området fastighetsreparationer')
|
